Un guide de communication et un modèle d’affichage pour les entreprises en cette période de réouverture

Ce guide de communication a été initialement publié par la Chambre de Commerce du Canada dans le cadre de la boîte à outils détaillée du RDRDEC pour la réouverture de l’économie pour les entreprises.


La communication est toujours importante pour s’assurer que votre personnel, vos clients, vos fournisseurs et le grand public comprennent la situation, ce que votre entreprise a à offrir et ce qu’ils peuvent attendre de votre entreprise. Cela est d’autant plus vrai en temps de crise, lorsque l’incertitude est grande.

Cette section de la boîte à outils fournit des conseils, des exemples et un accès à des affiches et des graphiques prêts à l’emploi ainsi qu’à un modèle que vous pouvez personnaliser en fonction de vos propres besoins.

Les conseils contenus dans cette section devront probablement être adaptés à vos activités particulières.

Un guide de communication

Les objectifs de vos activités de communication sont les suivants :

  • S’assurer que votre personnel, vos clients et vos fournisseurs ont une bonne compréhension de la situation et des règles en vigueur.
  • Expliquer les rôles, les responsabilités et les procédures que votre personnel, vos clients et vos fournisseurs doivent respecter.
  • Donner l’assurance que votre entreprise est exploitée en toute sécurité.

Ces communications s’adressent à :

  • Votre personnel, y compris les bénévoles et les membres de votre famille qui vous donnent un coup de main.
  • Vos clients.
  • Vos fournisseurs, y compris les services de messagerie et autres services de livraison.

Selon la nature de votre entreprise, vous disposez probablement de nombreux canaux de communication pour transmettre l’information requise, notamment :

  • Une liste d’adresses électroniques et de numéros de téléphone du personnel.
  • Une liste de courrier électronique ou un bulletin d’information pour les clients.
  • Une liste de courrier électronique et des numéros de téléphone des fournisseurs.
  • Le publipostage ou la publicité non adressée.
  • Médias sociaux.
  • Un site web.
  • Publicité payante traditionnelle (panneaux d’affichage, journaux, télévision, radio, etc.)
  • Un espace à l’intérieur ou autour de votre entreprise pour l’affichage.

Pour les communications internes avec votre personnel, envisagez d’envoyer un courriel décrivant :

  • Les procédures qu’ils devront suivre.
  • Comment ils peuvent répondre aux questions des clients et des fournisseurs.
  • Comment ils peuvent s’adresser aux clients et aux fournisseurs qui ne respectent pas les procédures de santé et de sécurité.
  • Comment ils peuvent participer à la création d’un environnement sûr pour le personnel, les clients et les fournisseurs.

En plus du courrier électronique, il peut également être conseillé d’organiser une téléconférence ou une vidéoconférence avec le personnel avant son arrivée sur le site afin de lui fournir une formation supplémentaire et de répondre à toutes ses questions ou préoccupations, notamment sur l’utilisation correcte des EPI. Lorsque vous êtes sur place, faites une visite guidée avec le personnel et mettez en évidence tout changement par rapport aux opérations précédentes.

Enfin, des panneaux et affiches dans les locaux du personnel de votre entreprise peuvent fournir des conseils et des rappels concernant l’hygiène, la distanciation sociale et l’utilisation des EPI. Des modèles et des affiches prêtes à l’emploi sont fournis ci-dessous.

Pour les communications externes avec les clients et les fournisseurs, vous devez transmettre une grande partie des mêmes renseignements et instructions de procédure en matière de santé et de sécurité. Dans vos communications avec les clients, envisagez d’être proactif dans un courriel ou un bulletin d’information et sur votre site web et les médias sociaux avant la réouverture.

Informez les clients et les fournisseurs :

  • Quand vous allez rouvrir.
  • Vos heures d’ouverture.
  • Les règles qu’ils devront suivre et les conséquences éventuelles sur vos services.

Si vous leur communiquez à l’avance des attentes claires et des instructions pratiques, vous vous assurerez que tout le monde est sur la même longueur d’onde, vous éviterez les déceptions en cas de perturbation des services et vous contribuerez à un fonctionnement harmonieux.

Il est également important de prévoir des panneaux et affiches supplémentaires dans votre entreprise pour que tout le monde sur place ait facilement accès à l’information importante sur les procédures (par exemple, où former des files d’attente socialement distantes à la caisse) et sur les mesures de protection en matière de santé et de sécurité (comme l’utilisation d’EPI, les postes de désinfection des mains et la distanciation sociale). N’oubliez pas que toutes les personnes qui visitent votre entreprise n’auront pas vu vos communications proactives.

Si vous disposez du budget ou de la capacité nécessaire, pensez à inclure cette information dans tout prospectus ou toute publicité imprimée que votre entreprise utilise.

Alors que la pandémie se poursuit et que les règles en place changent, il faudra probablement communiquer avec le personnel, les clients et les fournisseurs par les mêmes canaux que ceux décrits ci-dessus. Par ailleurs, il peut être utile de fournir un document de questions et réponses ou de foire aux questions, si vous constatez que vous ou votre personnel êtes régulièrement confrontés à des questions similaires au fur et à mesure que la situation évolue.

Par-dessus tout, veillez à ce que votre personnel, vos clients et vos fournisseurs soient informés de ce qui se passe et de la manière dont ils peuvent contribuer au succès de l’opération. Il est important que tout le monde sache que nous sommes tous dans le même bateau.

Modèle et affichage prêt à l’emploi

Il est important d’utiliser une signalisation claire et très visible au sein de votre entreprise pour promouvoir les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité afin d’offrir un environnement sûr à votre personnel, vos clients, vos fournisseurs et vous-même. Il est probablement approprié d’afficher des panneaux dans les zones réservées au personnel et au public pour s’assurer que tout le monde sur place est au courant de l’information importante en matière de santé et de sécurité dans toutes les zones de votre établissement.

L’affichage peut également servir à expliquer les procédures mises en place pour permettre à votre entreprise de fonctionner pendant la crise de la COVID-19, y compris de l’information de base comme l’emplacement des postes de désinfection des mains, l’endroit où former des files d’attente et des rappels pour respecter les mesures de distanciation sociale.

Au moment d’afficher des panneaux, il est important de s’assurer que la signalisation :

  • Fournie des renseignements clairs dans un langage simple.
  • Est facile à lire.
  • Établit un équilibre entre la nécessité de fournir suffisamment d’information et la nécessité d’éviter la confusion.

Signalisation de santé et de sécurité du gouvernement du Canada (en PDF) :

Des graphiques et des renseignements supplémentaires de sensibilisation à la santé et à la sécurité du gouvernement du Canada sont disponibles ici.

Signalisation du RDRDEC (cliquez avec le bouton droit sur le format préféré et sélectionnez «Enregistrer la cible sous …»):